Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von
personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“) innerhalb unserer Onlinepräsenz und der Webseiten,
Funktionen und Inhalte sowie eventuellen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Sozial Media Profile auf
(nachfolgend als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begriffe, beziehen wir uns Art. 4 der
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Verantwortlicher
OzonSystems GmbH
Kreuzstrasse 51
D- 71723 Grossbottwar , Germany
Web.: www.ozon-systems.de
E-Mail: info@ozon-systems.de
Geschäftsführer: Peter Kozò
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@ozon-systems.de
Mögliche gespeicherte und verarbeitete Daten:
(wir nutzen nur frei zugängliche, oder uns von Ihnen bereitgestellte Daten, wir kaufen keine Daten von
Dritten auf)
Bestandsdaten (u.A. Namen, Adressen)
Kontaktdaten (u.A. E-Mail, Telefonnummern)
Inhaltsdaten (u.A. Texteingaben, Fotografien, Videos)
– Nur Daten, die mit unseren Produkten, oder mit unserer geschäftlichen
Beziehung in Verbindung stehen, oder Daten die dazu dienen um
Sachverhalte zu klären.
Nutzungsdaten (Interesse an unseren WEB-Inhalten, gezogene Downloads).
Kommunikationsdaten ( IP-Adressen).
Wer ist betroffen
Besucher und Nutzer mit bewusstem Onlinekontakt , Mail, Info-Anfragen, Literaturanfragen und Down-
Loads. (Nachfolgend „Nutzer“).
Zweck der Verarbeitung
– Kommunikation mit Nutzern.
– Sicherheitsmaßnahmen.
– Marketing und Entwicklung, zur Verbesserung der Produkte und der online-Präsenz
Verwendete Begrifflichkeiten
„Der Begriff der personenbezogenen Daten ist die Grundlage zur Anwendung der Datenschutz-
Grundverordnung und wird in Art. 4 Nr. 1 definiert. Danach sind dies alle Informationen, die sich auf eine
identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Die Betroffenen sind identifizierbar, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer
Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu
einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden können, die Ausdruck der physischen,
physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser
natürlichen Personen sind. In der Praxis fallen darunter also sämtliche Daten, die auf jedwede Weise einer
Person zugeordnet werden oder zugeordnet werden können. Beispielsweise zählen die Telefonnummer, die
Kreditkarten- oder Personalnummern einer Person, die Kontodaten, ein Kfz-Kennzeichen, das Aussehen, die
Kundennummer oder die Anschrift zu den personenbezogenen Daten.
Verarbeitung der Daten
Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet nach Art. 30 EU-DSGVO dazu eine schriftliche
Dokumentation und Übersicht über Verfahren zu führen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet
werden. In dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen wesentliche Angaben zur
Datenverarbeitung aufgeführt werden, wie u.a. die Datenkategorien, der Kreis der betroffenen Personen,
der Zweck der Verarbeitung und die Datenempfänger. Auf Anfrage ist es der Aufsichtsbehörde vollständig
zur Verfügung zu stellen.
Firmen (wie auch OzonSystems GmbH) die weniger wie 250 Mitarbeiter haben, sind von dieser Verordnung
befreit.
„Pseudonymisierung“ die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die
personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen
betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert
aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten,
dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person
zugewiesen werden.
„Profiling“ jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass
diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine
natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung,
wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten,
Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.
Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle,
die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von
personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.
„Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die
personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit.
Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes:
Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher
Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die
Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen
Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als
Rechtsgrundlage.
Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO soweit der Stand der Technik dies ermöglicht, geeignete
technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu
gewährleisten.
Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit
von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs und
der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die
eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten
gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bei der Auswahl von
Hardware, Software und durch datenschutzfreundliche Bediener-Oberflächen (Art. 25 DSGVO).
Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten
Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen
(Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die
Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (wenn eine Datenweitergabe
erforderlich ist, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ), Sie eingewilligt haben, oder ein berechtigtes Interesse
besteht.
Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“
beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.
Diese Vertragspartner binden wir im Rahmen des „Auftragsverarbeitungsvertrages“ an unsere
Bestimmungen.
Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und
auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15
DSGVO.
Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder
die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich
gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der
Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach
Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.
Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
einzureichen.
Widerrufsrecht
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu
widerrufen
Widerspruchsrecht
Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO
jederzeit widersprechen.
Cookies und Widerspruchsrecht bei Direktwerbung
Wir können temporäre und permanente Cookies einsetzen und klären hierüber im Rahmen unserer
Datenschutzerklärung auf.
Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die
entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies
können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu
Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.
Ein genereller Widerspruch gegen den Einsatz der zu Zwecken des Onlinemarketing eingesetzten Cookies
kann bei einer Vielzahl der Dienste, vor allem im Fall des Trackings, über die US-amerikanische Seite
http://www.aboutads.info/choices/ oder die EU-Seite http://www.youronlinechoices.com/ erklärt werden.
Des Weiteren kann die Speicherung von Cookies mittels deren Abschaltung in den Einstellungen des
Browsers erreicht werden. Bitte beachten Sie, dass dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen dieses
Onlineangebotes genutzt werden können.
Löschung von Daten
Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer
Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben,
werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr
erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die
Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird
deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.
Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland, erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 10 Jahre gemäß §§
147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege,
Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3,
Abs. 4 HGB (Handelsbriefe).
Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Kontaktverwaltung
Wir verarbeiten Daten im Rahmen von Verwaltungsaufgaben sowie Organisation unseres Betriebs,
Finanzbuchhaltung und Befolgung der gesetzlichen Pflichten, wie z.B. der Archivierung. Hierbei verarbeiten
wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten. Die
Verarbeitungsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Von der Verarbeitung
sind Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Websitebesucher betroffen. Der Zweck und unser
Interesse an der Verarbeitung liegt in der Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Archivierung
von Daten, also Aufgaben die der Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeiten, Wahrnehmung unserer
Aufgaben und Erbringung unserer Leistungen dienen. Die Löschung der Daten im Hinblick auf vertragliche
Leistungen und die vertragliche Kommunikation entspricht den, bei diesen Verarbeitungstätigkeiten
genannten Angaben.
Wir offenbaren oder übermitteln hierbei Daten an die Finanzverwaltung, Berater, wie z.B., Steuerberater
oder Wirtschaftsprüfer sowie weitere Gebührenstellen und Zahlungsdienstleister.
Ferner speichern wir auf Grundlage unserer betriebswirtschaftlichen Interessen Angaben zu Lieferanten,
Veranstaltern und sonstigen Geschäftspartnern, z.B. zwecks späterer Kontaktaufnahme. Diese mehrheitlich
unternehmensbezogenen Daten, speichern wir grundsätzlich dauerhaft.
Betriebswirtschaftliche Analysen und Marktforschung
Die Analysen dienen alleine uns und werden nicht extern offenbart, sofern es sich nicht um anonyme
Analysen mit zusammengefassten Werten handelt.
Sofern diese Analysen oder Profile personenbezogen sind, werden sie mit Kündigung der Nutzer gelöscht
oder anonymisiert, sonst nach zwei Jahren ab Vertragsschluss. Im Übrigen werden die gesamt
betriebswirtschaftlichen Analysen und allgemeine Tendenzbestimmungen nach Möglichkeit anonym erstellt.
Datenschutzhinweise im Bewerbungsverfahren
Mit der Übermittlung der Bewerbung an uns, erklären sich die Bewerber mit der Verarbeitung ihrer Daten zu
Zwecken des Bewerbungsverfahrens entsprechend der in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Art und
Umfang einverstanden.
Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen
Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitgeteilt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9
Abs. 2 lit. b DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische
Herkunft). Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen
Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO bei Bewerbern angefragt werden, erfolgt deren Verarbeitung
zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung
erforderlich sind).
Sofern zur Verfügung gestellt, können uns Bewerber ihre Bewerbungen mittels eines Onlineformulars auf
unserer Website übermitteln. Die Daten werden entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselt an uns
übertragen.
Die von den Bewerbern zur Verfügung gestellten Daten, können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für
die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden. Andernfalls, sofern die
Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist, werden die Daten der Bewerber gelöscht. Die Daten
der Bewerber werden ebenfalls gelöscht, wenn eine Bewerbung zurückgezogen wird, wozu die Bewerber
jederzeit berechtigt sind.
Die Löschung erfolgt, vorbehaltlich eines berechtigten Widerrufs der Bewerber, nach dem Ablauf eines
Zeitraums von sechs Monaten, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und
unseren Nachweispflichten aus dem Gleichbehandlungsgesetz genügen können. Rechnungen über etwaige
Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.
Registrierfunktion
Wir leiten Massnahmen ein, die Nutzer einen Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung
gewährleisten. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur
Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6
Abs. 1 lit. c DSGVO. Die IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht.
Kontaktaufnahme
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien)
werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs.
1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem System gespeichert werden. Wir
löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit jährlich.
Ferner halten wir uns an die gesetzlichen Archivierungspflichten.
Newsletter
Inhalt des Newsletters: Wir versenden Newsletter, E-Mails und weitere elektronische Benachrichtigungen
mit werblichen Informationen (nachfolgend „Newsletter“) nur mit der Einwilligung der Empfänger oder einer
gesetzlichen Erlaubnis. Sofern im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter dessen Inhalte konkret
umschrieben werden, sind sie für die Einwilligung der Nutzer maßgeblich. Im Übrigen enthalten unsere
Newsletter Informationen zu unseren Leistungen und uns.
Anmeldedaten: Um sich für den Newsletter anzumelden, reicht es aus, wenn Sie Ihre E-Mailadresse
angeben. Optional bitten wir Sie einen Namen, zwecks persönlicher Ansprache im Newsletters anzugeben.
Der Versand des Newsletters und die mit ihm verbundene Erfolgsmessung erfolgen auf Grundlage einer
Einwilligung der Empfänger gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG .
Kündigung/Widerruf – Sie können den Empfang unseres Newsletters jederzeit kündigen, d.h. Ihre
Einwilligungen widerrufen. Einen Link zur Kündigung des Newsletters finden Sie am Ende eines jeden
Newsletters. Wir können die ausgetragenen E-Mailadressen bis zu drei Jahren auf Grundlage unserer
berechtigten Interessen speichern bevor wir sie löschen, um eine ehemals gegebene Einwilligung
nachweisen zu können. Die Verarbeitung dieser Daten wird auf den Zweck einer möglichen Abwehr von
Ansprüchen beschränkt. Ein individueller Löschungsantrag ist jederzeit möglich.
Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles
Wir, bzw. unser Hostinganbieter, erhebt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6
Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte
Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit
des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das
Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende
Provider.
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Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren
weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen
Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h.
Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des
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